สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดกลาง รวมถึงเหล่าบรรดา SME ทั้งหลาย อาจไม่ได้มีพนักงานเยอะมากนัก หน้าที่ของการทำเงินเดือนจึงเป็นฝ่ายบัญชีหรือฝ่าย HR ที่รับผิดชอบด้วยวิธีดั้งเดิม เช่น การคำนวณผ่าน Excel เป็นต้น อย่างไรก็ตามในกรณีที่คุณเป็นองค์กรใหญ่ พนักงานเกิน 50 คน หรือหลักร้อยคนขึ้นไป “โปรแกรมเงินเดือน” คือผู้ช่วยสำคัญที่จะทำให้งานทุกอย่างออกมาสำเร็จลุล่วงภายในเวลาอันรวดเร็ว และที่สำคัญมีความถูกต้องอีกต่างหาก
บริษัทใหญ่ลดขั้นตอนการทำงาน HR ด้วยโปรแกรมเงินเดือน
ลองนึกภาพของฝ่าย HR หรือฝ่ายบัญชีที่ต้องนั่งคำนวณเงินเดือนกันเป็นประจำ แถมพนักงานแต่ละคนก็มีวันขาด ลา มาสาย ต่างกันออกไปอีกต่างหาก ลำพังแค่คนจำนวนน้อย ๆ ก็อาจสับสนเป็นทุนเดิมอยู่แล้ว ถ้าพนักงานมากกว่า 20 คนขึ้นไป คนทำเงินเดือนแทบไม่ต้องทำงานอย่างอื่นแล้ว นี่จึงเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้เหล่าบรรดาบริษัทใหญ่หลายแห่งตัดสินใจลดขั้นตอนการทำงานของ HR ด้วยการเลือกติดตั้งโปรแกรมเงินเดือนให้กับพวกเขาใช้ ซึ่งระบบพื้นฐานมีดังนี้
- ฟีเจอร์การคำนวณเงินเดือนของพนักงาน สามารถแยกได้เลยว่าใครมีสถิติเข้าทำงานอย่างไรบ้าง มีรายได้ส่วนไหนเพิ่มเติม
- ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องภาษี การชำระคืนเงินกู้บริษัท การคำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงจากการออกไปทำงานต่างสถานที่
- จัดเก็บผ่านระบบ Cloud จึงไม่ต้องกังวลใจเรื่องข้อมูลหาย หรือค้นหาไม่เจอ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้สบายมาก
นี่คือฟีเจอร์ส่วนหนึ่งของตัวโปรแกรมเท่านั้น เพราะจริง ๆ แล้วยังสามารถใช้ทำอย่างอื่นเพื่อเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กรอีกไม่รู้จบ
ข้อดีที่บริษัทใหญ่ใช้โปรแกรมเงินเดือน
1. ประหยัดเวลาการทำงาน
ข้อแรกคงปฏิเสธไม่ได้ว่าการใช้โปรแกรมเงินเดือนย่อมประหยัดเวลาการำทงานของ HR มากขึ้นกว่าเดิมหลายเท่า มีเวลาในการทำงานส่วนอื่น ไม่ต้องเครียดกับเงินเดือนทุกเดือน
2. ได้ความถูกต้อง ลดข้อผิดพลาด
ไม่ว่าจะเป็นจำนวนวันการขาด ลา มาสาย, การคำนวณภาษี, การจ่ายเงินสมทบประกันสังคม รวมถึงรายได้เพิ่มเติมสำหรับพนักงานบางคน เช่น ค่าคอมมิชชั่น, ค่าเปอร์เซ็นต์การขาย, ค่าเบี้ยเลี้ยง, ค่าตำแหน่ง เป็นต้น พนักงานทุกคนจะถูกคำนวณได้อย่างแม่นยำ หมดกังวลด้านข้อผิดพลาดไปเลย
3. สร้างภาพลักษณ์ทีดีให้องค์กร
เมื่อมีการนำเอาเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาเพื่อวัตถุประสงค์ในการพัฒนาองค์กรย่อมช่วยเพิ่มภาพลักษณ์และความรู้สึกน่าประทับใจให้กับทั้งลูกค้าและพนักงาน มีจุดมุ่งหมายในการเดินหน้าร่วมกัน
องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางก็น่าใช้งานโปรแกรมเงินเดือน
จริงแล้วต้องบอกว่าไม่ใช่แค่องค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ถ้าคุณอยากพัฒนาธุรกิจของตนเองให้เติบโตไปข้างหน้า โปรแกรมเงินเดือนถือเป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจในการนำมาติดตั้งและให้พนักงานฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ใช้กัน เมื่อพนักงานรู้สึกถึงความสะดวก ไม่เหนื่อยในการทำงานมากเกินไป รวมถึงยังมีเวลาทำงานด้านอื่นต่ออีกเพียบ ประโยชน์สูงสุดย่อมตกมาสู่องค์กรนั้น ๆ แบบไม่ต้องสงสัยอื่นใดทั้งสิ้นเลยด้วยซ้ำ
